1. Kva er ei personopplysning?

Personopplysningar er informasjon som kan fortelje noko om ein enkeltperson, slik som namn og kontaktinformasjon, åtferdsmønster, interesser, vurderingar, samtalereferat, fotografi av enkeltpersonar, registreringsnummeret på ein bil, IP-adresse, helseopplysningar og mykje meir. Det avgjerande er om informasjonen kan knytast til eller identifisere ein enkeltperson.

2. Kva meiner vi med handsaming av personopplysningar?

Handsaming er ei sekkenemning for alt som er mogleg å gjere med ei personopplysning, det vere seg alt frå å samle inn, lagre, analysere, samanstille, endre eller slette ei personopplysning, med meir. Ei og same handsaming vil normalt omfatte fleire slike operasjonar.

3. Ansvarleg for handsaminga av personopplysningar i Stad kommune

Stad kommune ved kommunedirektør Kristine Dahl har det overordna ansvaret for all handsaming av personopplysningar som skjer innanfor verksemda. Det er Stad kommune ved kommunedirektøren som bestemmer føremålet med handsaminga og kva hjelpemiddel som skal brukast. Det daglege utføringa av handsaminga er delegert til andre i underliggjande einingar.

Stad kommune har følgjande kontaktinformasjon: 
Rådhusvegen 11, 6770 Nordfjordeid, Telefon sentralbord: 57 88 58 00. E-post: post@stad.kommune.no Organisasjonsnummer 921060157

4. Personvernombodet i Stad kommune

Stad kommune har felles personvernombod med kommunane i IKT Nordfjord og SysIKT, med ansvar for å sjå til at verksemda handsamar personopplysningar i tråd med regelverket. Personvernombodet har ei særleg uavhengig rolle, og kan ikkje ta imot instruksar om utføringa av dei lovpålagde oppgåvene sine.
Personvernombodet i Stad kommune heiter Carl-Richard Nyborg-Christensen. Du kan rådføre deg med personvernombodet om spørsmål knytt til Stad kommune si handsaming av personopplysningar, eller for å utøve rettane dine, ved å sende ein e-post til mailto:carl-richard.nyborg-christensen@nordfjordnett.no. Les meir om rettane dine nedanfor.

5. Korleis sikrar Stad kommune personopplysningane

Stad kommune har høg fokus på tryggleik og sikrar dine personopplysningar gjennom blant anna tilgangsstyring, kryptering, sikkerheitskopiering og sporing. I tillegg gjennomfører kommunen reglemessige interne revisjonar, revisjonar av sine leverandørar og risiko- og sårbarheitsanalyser.

6. I kva tilfelle handsamar Stad kommune personopplysningar?
Ved tilsynsoppgåver og anna offentleg styresmaktutøving

Stad kommune er fag- og tilsynsmakt innanfor brann- og eksplosjonsvernlova, plan- og bygningslova, forureingslova, jordlova, sivilvernelova, barnehagelova, opplæringslova og barnevernlova. I denne samanhengen handsamar Stad kommune mellom anna personopplysningar for føremål knytte til tilsyn og søknadshandsaming, innrapportering og meldingar, koordinering, rådgjeving og utarbeiding av statistikk. Handsaming av personopplysningar er ein føresetnad for at Stad kommune skal kunne utføre samfunnsoppdraget sitt.

Grunnlaget for handsaminga er heimla i personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), som tillèt handsaming av personopplysningar når dette er naudsynt for offentleg styresmaktutøving. Om opplysningane inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, til dømes opplysningar om helse, er handsaminga heimla i personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 g).
 

Føremål som skuldast rettslege plikter

I ulike samanhengar må Stad kommune handsame personopplysningar for å oppfylle ei rettsleg plikt som verksemda er pålagd. Stad kommune er mellom anna plikta til å føre ein offentleg tilgjengeleg journal over alle inngåande og utgåande saksdokument, jf. Offentlegforskrifta § 6. Andre rettslege plikter som føreset handsaming av personopplysningar kjem mellom anna fram av folketrygdlova, rekneskapslova og skattelova.

Handsamingsgrunnlaget er i denne samanhengen personvernforordninga i artikkel 6 nr. 1 c), som tillèt handsaming av personopplysningar når det er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg plikt.
 

Handsaming av personopplysningar i andre samanhengar

Kommunen nyttar naudnett, med kjernebrukarar innanfor naudetatane brann, politi og helse.

I samband med det handsamast personopplysningar om brukarane sin identitet og deira kommunikasjon. Handsaminga er naudsynt for at Stad kommune skal kunne levere tenesta.

Den rettslege heimelen er her personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), som tillèt handsaming av personopplysningar når det er naudsynt for å utføre ei oppgåve i allmenn interesse, og artikkel 6 nr. 1 b), som tillèt handsaming som er naudsynt for å oppfylle ein avtale.

Personopplysningar blir også handsama i andre samanhengar, til dømes i tilfelle der du deltek på eit kurs eller er med på ei frivillig undersøking. Handsaminga er avgrensa til det som er naudsynt for å administrere/gjennomføre, eventuelt ta betaling for dei aktuelle aktivitetane.

Handsamingsgrunnlaget er her personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 a), som tillèt behandling når den registrerte har gjeve sitt samtykke.
 

7. Kva slags kategoriar av personopplysningar blir handsama?

Kva slags personopplysningar som blir handsama er avhengig av føremålet med handsaminga. Dette vil difor variere. Ofte brukte personopplysningar er opplysningar om identitet, slik som namn, kjønn og fødselsdato, og kontaktopplysningar, slik som telefonnummer, e-postadresse og bustadadresse.

Andre personopplysningar som blir handsama kan vere brev, e-postar og annan kommunikasjon, opplysningar om lovbrot, sertifisering, arbeidstilhøve og helse.

Du kan kva tid som helst be om innsyn i eigne personopplysningar, sjå meir om dette nedanfor.
 

8. Kvar hentast opplysningane inn frå, og kven blir dei delte med?

Normalt blir personopplysningane henta inn direkte frå deg, men dei kan også komme frå andre offentlege styresmakter eller offentleg tilgjengelege register.

Av og til delast personopplysningane med andre, som oftast med andre offentlege styresmakter, men ikkje avgrensa til dette. Mottakarane må ha eit eige rettsleg grunnlag for å handsame personopplysningane. Handsamingsansvarleg må også ha heimel/handsamingsgrunnlag for å kunne dele  opplysningar.
 

9. Kor lenge blir personopplysningane lagra?

Personopplysningar skal normalt ikkje lagrast ut over det som er naudsyntfor å oppnå eitt eller fleire spesifikke føremål. Personopplysningar som det ikkje lenger er trong for, vil difor bli sletta, med mindre anna følgjer av andre regelverk.

Som offentleg styresmakt er Stad kommune underlagt omfattande arkivplikt. Saksdokument og andre opplysningar som er arkivpliktige vil difor bli lagra i høve til arkivlova med forskrifter, og kan difor ikkje slettast på vanleg måte, jf. personvernforordninga artikkel 5 nr 1, e.
 

10. Opplysningar om arbeidssøkjarar

Om du søkjer på ei stilling i Stad kommune, vil arbeidsgjevar samle inn og handsame ei rekkje personopplysningar om deg, slik som namn og kontaktopplysningar, søknad, CV og andre opplysningar som har noko å seie for vurderinga av søknaden.

Dette nemnt over er ein naudsynt føresetnad for å inngå ei eventuell arbeidsavtale med deg. Handsamingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6. nr. 1 b), som tillèt handsaming som er naudsynt for å inngå ei avtale eller oppfylle tiltak på førespurnad frå den registrerte før ein inngår ei avtale.
 

11. Opplysningar om tilsette i Stad kommune

Stad kommune handsamar personopplysningar om eigne tilsette for å administrere og leggje til rette for arbeidstilhøvet, og for å oppfylle andre plikter etter arbeidsavtalen. Handsaminga omfattar mellom anna namn og kontaktopplysningar, CV, arbeidsavtale, løns- og betalingsinformasjon, skattekort, ferie- og fråværsoversikt, fagforeiningsmedlemskap, opplysningar om næraste pårørande, talet på barn og deira namn, eventuelle åtvaringar, samt helseopplysningar innanfor ramma av arbeidsmiljølova.

Handsaminga av opplysningane nemnt ovanfor er naudsynte for å oppfylle arbeidsavtalen med den tilsette. Handsamingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 b). Der handsaminga omfattar særlege kategoriar av opplysningar er den rettslege heimelen for behandlinga artikkel 9 nr. 2 b).

Stad kommune handsamar også opplysningar om tilsette si inn- og ut-registrering på arbeidsplassen. Handsaminga gjerast på bakgrunn av ei interesseavveging etter personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), idet omsynet til arbeidsgjevar sitt behov for tryggleik og kontroll av bygninga veg tyngst.
Personopplysningar om dei tilsette blir handsama vidare i tilfelle der det er naudsynt for å oppfylle rettslege plikter som følgjer av mellom anna folketrygdlova, rekneskapslova og skattelova. Handsamingsgrunnlaget er i denne samanhengen personvernforordninga i artikkel 6 nr. 1 c).
 

12. Rettane dine

Du har rett til å vite kva slags personopplysningar Stad kommune handsamar om deg, og til å få ein kopi av personopplysningane. Du kan også be om informasjon om kvifor vi handsamar personopplysningane, namn på eventuelle mottakarar, informasjon om kor lenge opplysningane er venta å bli handsama, kvar personopplysningane kjem frå og om personopplysningane er utlevert til andre og eventuelt kven.

Korrigering av personopplysningar

Om personopplysningane dine er feil eller ufullstendige kan du be om å få opplysningane korrigerte eller supplerte med ytterlegare opplysningar.
 

Sletting av personopplysningar

I nokre tilfelle kan du krevje at Stad kommune slettar personopplysningar om deg. Som følgje av mellom anna arkivplikta etter arkivlova med forskrifter, vil denne retten likevel vere noko avgrensa i offentleg sektor.
 

Rett til å trekkje tilbake samtykke

I tilfelle der handsaminga skjer på bakgrunn av samtykke frå deg, har du kva tid som helst høve til å trekkje samtykket tilbake. Handsaminga vil då normalt måtte opphøyre. Dette påverkar likevel ikkje kor vidt den behandlinga som allereie har skjedd er lovleg eller ikkje.

Det skal vere like lett å trekkje tilbake som å gje eit samtykke.
 

Avgrensing av handsaming

I visse tilfelle kan du krevje at handsaminga blir avgrensa. Dette gjeld der du har nekta for at personopplysningane er riktige, der handsaminga er ulovleg eller ikkje lenger er naudsynt, eller der du har protestert mot den aktuelle handsaminga.
 

Protestere mot handsaming

I nokre tilfelle kan du protestere mot ei handsaming. Dette er avgrensa til å gjelde i tilfelle der Stad kommune handsamar personopplysingane dine som ledd i offentleg styremaktutøving, jf. personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), eller når handsaminga skjer på bakgrunn av ei interesseavveging etter personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f).

Protesten må grunngjevast i din særlege situasjon. Det vil då vere opp til Stad kommune å avgjere om handsaminga kan halde fram.
 

Dataportabilitet

Om Stad kommune handsamar personopplysningane dine på bakgrunn av samtykket ditt eller ein avtale med deg, kan du be om å få overført opplysningane til ein annan handsamingsansvarleg, om det finst eit reelt val mellom fleire tenestetilbydarar/handsamingsansvarlege. Dette gjeld også ved eventuelle automatiske handsamingar. 
 

Rett til å klage

Om Stad kommune handsamar personopplysningar om deg, har du rett til å klage over handsaminga. Klagen rettast til Datatilsynet.

Om du meiner at Stad kommune ikkje føl personvernreglane, ønskjer vi at du tek kontakt med personvernombodet.
 

Ønskjer du meir informasjon om rettane dine?

På heimesida til datatilsynet kan du lese meir om rettane dine: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/